Elaboración
※ Download: Como hacer un manual de procedimientos
¿Qué sucede cuando no existen guías en las organizaciones? Director de consultoría y proyectos especiales Posted in Tagged Una consulta, cual es el nivel de detalle del manual de procedimientos? Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Ezequiel 1982 Técnicas de Investigación Social, Buenos Aires: Editorial Humanista.
Entre ellos, tenemos normas, manuales, procedimientos, notas técnicas, guías, dossieres, informes, registros, etc. Identifica los problemas específicos que el usuario enfrentará, menciónalos en la guía de usuario y luego añade las instrucciones para resolverlos. En esta sección también se deben definir la aplicación de los elementos del sistema de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión, por ejemplo, que aspectos no cumple un manual de calidad y en que situaciones no debería ser aplicado. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
4 pasos para elaborar un manual de procedimientos - Hasta aquí podemos decir que éstos son los elementos básicos de todo manual de procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el proceso, utilizar formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo. Este manual debe igualmente cubrir todos los requisitos aplicables de la norma del sistema de calidad requerida para una organización.
Este artículo pretende ser una guía para principiantes para explicar qué son los procedimientos y notas técnicas, qué apartados tienen y cómo crearlos, emitirlos y modificarlos. Tipos de documentos de una empresa: Normas, manuales, procedimientos, notas técnicas… Las empresas y organizaciones utilizan para funcionar diferentes tipos de documentos. Entre ellos, tenemos normas, manuales, procedimientos, notas técnicas, guías, dossieres, informes, registros, etc. Todos estos están incluidos en el llamado Sistema Documental, o , que incluye las reglas sobre cómo crearlos, modificarlos, distribuirlos y archivarlos. Aquí tienes de forma resumida cuáles son los principales tipos de documentos de una organización: Documentos creados desde fuera de la empresa: — Normativa, legislación y reglamentos: Esta es la base legal que se debe cumplir. La dicta el poder legislativo y ejecutivo del Estado, y en el caso español se divide en: Disposiciones con carácter legislativo leyes orgánicas, leyes ordinarias, reales decretos legislativos, reales decretos-ley, etc. Generalmente son normas ISO internacionales , europeas EN , y en el caso de España, normas UNE. Por ejemplo, tenemos la norma sobre los requisitos de los sistemas de gestión de calidad, que es una de las más usadas. En ellos se indica qué requisitos debe cumplir un producto o servicio deforma detallada. Documentos creados por la empresa: — Manuales: Son documentos de primer nivel donde se definen los aspectos generales de la gestión empresa. Por ejemplo, el Manual de Gestión de Calidad define los principios del Sistema de Gestión de Calidad SGC , el Manual de Medio Ambiente, el Manual de Seguridad y Salud… A veces estos manuales se suelen juntar en un Manual de Gestión Integrado. Suelen ser los documentos más comunes, son de obligado cumplimiento por los trabajadores y son necesarios para desarrollar cualquier Sistema de Gestión. Están sobre todo enfocados al trabajo en campo. Entre ellos están los informes, que son resúmenes detallados de cómo se ha realizado una tarea o un evento. En los planes de calidad se detalla cómo se va a realizar la gestión de calidad en el proyecto incluyendo cuáles son los procedimientos aplicables, PPI, …. También existen otros tipos de planes, como el Plan de Seguridad y Salud, y el Plan de Medio Ambiente. Normalmente se usan para guardar en un mismo archivador toda la información planes, registros… sobre un proyecto ya acabado, para poder certificar que las actividades se han realizado conforme a los procedimientos. En el caso de realizar proyectos para un cliente, muchas veces se exige que se elabore y entregue un Plan de Calidad al principio del proyecto, y un Dossier final de calidad al acabar. Partes de un procedimiento Una vez definido qué es un procedimiento, pasamos a detallar qué apartados debe incluir: — Portada: La primera página del procedimiento suele incluir el título, código, fecha de redacción, numero de versión o revisión , índice de contenido, número total de páginas, nombre y firmas de las personas que lo han preparado, revisado y aprobado y de quien realiza el control de calidad, si aplica. Además, en el alcance se explican los puntos que incluye y que no incluye el mismo. Este apartado es el más importante del procedimiento, y el que más espacio suele ocupar. De hecho, se podría decir que todos los apartados anteriores sólo sirven para definir y acotar lo que se va a incluir en este apartado. Se suelen poner aquí tablas, planos, esquemas, etc. De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se pueden omitir, y sólo son realmente imprescindibles la portada y la descripción con el desarrollo del contenido. Acerca de otros documentos como notas técnicas o guías, muchas veces suelen seguir el mismo índice que los procedimientos, por lo que su forma de redactarlos es similar. Redactar, codificar, emitir, distribuir, archivar y modificar procedimientos y otra documentación Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que se deben seguir. En cada organización esto se hace de forma diferente, pero todas siguen unas reglas comunes. A continuación te exponemos los aspectos más importantes a la hora de redactar un procedimiento: — Se debe codificar con un código único que lo identifique. Esto se suele hacer añadiendo a la portada una casilla con las firmas, o si se emite digitalmente, indicándolo así. Las revisiones suelen estar numeradas empezando por la revisión cero versión inicial y añadiendo nuevas revisiones cada vez que se modifique el documento 1, 2 ,3…. Ejemplo de procedimiento A continuación tienes un ejemplo de portada de un procedimiento. En este caso sería la portada de la revisión 2, y se ha optado por poner una tabla con el control de cambios debajo del índice. Para que este ejemplo de procedimiento se pudiera usar, faltarían los nombres y firmas en las casillas de abajo, y que fuera emitido, distribuido y añadido al archivo. Autor: Grupo PDCA Home.
Suelen ser los documentos más comunes, son de obligado cumplimiento por los trabajadores y son necesarios para desarrollar cualquier Sistema de Gestión. Elaboración y presentación de propuestas 4. By giving your consent below, you are agreeing to the use of that data. Estrategia para elaborar manuales con éxito Hasta ahora hemos visto como podemos por nosotros mismos llevar a cabo la elaboración del manual de procedimientos de nuestra empresa o área. Para el ejemplo del almacén, si un trabajo requiere que un empleado use un casco, tenga como hacer un manual de procedimientos de montacargas y use una lista de control de inventario, el estado esta en el procedimiento. El cuarto Capitulo; Corresponde al capitulo más importante porque en el se obtiene los resultados de la investigación a través de los distintos recursos utilizados para recopilar la información necesaria, y por lo tanto se obtiene de manera clara y sencilla el diseño del manual de procedimientos administrativos. Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán. El texto debe estar organizado de manera similar a como piensa el usuario; a menudo, tiene más sentido enumerar las características del producto agrupándolas por sus funciones que señalar solo aquellas que se utilizan más seguido. Autor: Grupo PDCA Home. El POE procedimiento operativo estándar documenta cómo, cuándo, dónde y por qué se hace un trabajo y quién lo hace. ¿Será entretenido o sin sentido?.